ความหมายและประโยชน์ของOA

ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำนักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น
2.1 บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
2.2 กระบวนการปฏิบัติงาน เช่น การรับเอกสารและข้อมูล,การบันทึกเอกสารและข้อมูล,การสื่อสารเอกสารและข้อมูล,การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ,การกระจายข่าวสาร,การขยายรูปแบบเอกสาร ,การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล,การกำจัดและการทำลายเอกสาร,การดูแลความมั่นคงปลอดภัย 2.3 เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
2.4 เทคโนโลยี
2.5 การบริหารจัดการ

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ

1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ -ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์ -เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำ
หรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่ -ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย 2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม -เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน -ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony) -ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง -ระบบประชุมทางไกล -ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนรับ/ส่งข้อมูล,ส่วนแปลงสัญญาณ,ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน - เครื่องพิมพ์ดีด -เครื่องถ่ายเอกสาร -เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม -เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4. เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition,OCR) 5. ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ตพัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ 1. ที่มาของสำนักงานอัตโนมัติ สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ 1.1 เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร 1.2 สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม สำนักงานสมัยใหม่ หรือที่เรียกว่า สำนักงานในอนาคต คือสำนักงานที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับการทำงาน และทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงลักษณะการทำงาน มีการนำระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน และอุปกรณ์สื่อสารต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้สามารถทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ ร่วมกันได้ในเครือข่าย ปัจจัยที่สำคัญของสำนักงานยุคใหม่ คือ เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบการสื่อสารโทรคมนาคม นำมาใช้ในการรวบรวมและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน สร้างความได้เปรียบทางธุรกิจด้านประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูลข่าวสารในการตัดสินใจได้รวดเร็ว ถูกต้อง ทันสมัยและทันต่อเหตุการณ์ได้ดีกว่า

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี

แหล่งที่มา

learners.in.th